Las reuniones representan el 39% del tiempo total de trabajo, por ello es importante buscar profundizar y aprender a hacer reuniones más efectivas. Como estudiante de doctorado, las reuniones son necesarias para el progreso y la colaboración de su trabajo, por ello es imperativo sacar el máximo provecho de las mismas.
Para lograr reuniones exitosas le recomendamos seguir los siguientes pasos:
Prepare el Propósito de la reunión:
La preparación es la clave para un doctorado exitoso. Antes de asistir a una reunión, tómese el tiempo para revisar materiales relevantes. Venga preparado con metas y objetivos específicos en mente, asegurándose de tener una comprensión clara del propósito y la agenda de la reunión.
Esta preparación le permitirá contribuir significativamente y facilitar discusiones enfocadas que impulsen el progreso.
Defina los objetivos de la reunión:
Para que las reuniones sean más productivas, es fundamental establecer objetivos claros, así como establecer el resultado final y plan de acción que se esperan de la misma.
El no tener objetivos claros, es una de las principales causas de fracaso de las reuniones. Microsoft realizó una encuesta para tener una idea de lo que nos impide tener reuniones exitosas y las respuestas fueron reveladoras: el 42% señaló que la procrastinación es el mayor obstáculo para las reuniones productivas, el 39% culpó a la falta de comunicación efectiva con los miembros del equipo y el 34% consideró que las reuniones ineficaces eran el problema, según un artículo publicado en el sitio entrepreneur.com.
Fomentar la comunicación efectiva:
La comunicación efectiva es primordial en las reuniones productivas. Escuche activamente las perspectivas de los demás, haga preguntas aclaratorias y contribuya con sus puntos de vista cuidadosamente.
Gestión del tiempo:
La gestión del tiempo juega un papel crucial para mantener las reuniones enfocadas y eficientes. Establezca un marco de tiempo para cada punto de la agenda y respételo.
Si un tema requiere más discusión, considere programar una reunión de seguimiento para asegurarse de que otros elementos de la agenda reciban la atención adecuada.
Adopte la tecnología y las herramientas:
Aproveche los avances tecnológicos y las herramientas de productividad para mejorar sus reuniones. Explore las plataformas colaborativas y las herramientas de gestión de proyectos para optimizar las tareas, documentar las actas de las reuniones y realizar un seguimiento del progreso. Estas herramientas no solo mejoran la productividad, sino que también brindan un espacio centralizado para compartir información y colaborar.
Termine siempre las reuniones con un plan de acción:
Una reunión es totalmente inútil, si de ella no se sale con un plan de acción, tiempos de entrega y responsables. No olvide señalarlo en la minuta.
Al implementar las estrategias descritas en esta publicación, podrá transformar sus reuniones tediosas e improductivas en experiencias atractivas y fructíferas.